某公司因員工先墊資再報銷的行為被查！2025年合規(guī)操作要點來了！即日起，這些操作不要再有了.......

01 員工先墊資再報銷，被要求整改

某家公司采購辦公用品時由個人使用自己的賬戶付款，然后再找公司報銷的做法，在稽查時被認為不合規(guī)，要求企業(yè)及時進行整改。

企業(yè)被要求整改有兩個原因：

1、該公司日常賬務(wù)管理混亂，又發(fā)生了偷逃個稅的事實，稽查局推斷以后認為可能存在員工找票報銷抵工資逃避個稅的行為。

2、稽查局之所以會對辦公用品的事注意，大致可以推測出，涉及的金額應該不小，頻次也不低，有違常理，畢竟哪家企業(yè)也不會頻繁大量的購買辦公用品。

大家是不是覺得平常都是這么操作的呢？而且也沒有出現(xiàn)任何問題？個人墊資再報銷風險重重，以后如果再操作，務(wù)必注意以下幾點。

02 個人墊資再報銷，這三個事項，一定要注意！

1、個人墊資費用不宜過大

2. 對外采購墊資的人員不宜太多

正常情況下，一個公司負責采購的人員就幾個，如果大家都墊資報銷，就有發(fā)票抵薪的嫌疑。稅務(wù)局可能就會稽查公司這些藏匿在發(fā)票后邊的工資或福利費、要求補繳個稅。

3. 墊資的費用要及時報銷

企業(yè)如果經(jīng)常報銷前期的費用，不僅不利于內(nèi)部管理，可能導致會計數(shù)據(jù)失真，也會讓稅務(wù)局質(zhì)疑費用的真實性。

03 2025 年合規(guī)操作要點

01 報銷制度重構(gòu)

1、限額管理

單次墊資建議≤2000 元，超限額需提前申請備用金。

參考現(xiàn)金管理辦法，1000 元以上支出優(yōu)先使用公戶支付。

2.流程標準化

建立 "申請 - 審批 - 采購 - 驗收 - 報銷" 閉環(huán)，大額采購需附合同、驗收單。

推行電子審批系統(tǒng)，避免手工單據(jù)流轉(zhuǎn)。

02 稅務(wù)合規(guī)要點

1、增值稅處理

用于集體福利的進項稅需轉(zhuǎn)出，如員工聚餐費用。

例：某企業(yè)將外購禮品用于客戶招待，進項稅已抵扣，需按視同銷售補繳增值稅。

2.企業(yè)所得稅扣除

報銷憑證需符合《企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法》，如鐵路電子客票丟失需提供行程單等替代憑證。

費用與收入需匹配，如年銷售額 500 萬元的企業(yè)，年辦公費超 50 萬元易觸發(fā)預警。

3.個人所得稅管控

實報實銷的因公支出（如差旅費）不征個稅，但需提供審批單、行程記錄等佐證。

若報銷金額與崗位職責明顯不符（如行政人員頻繁報銷加油費），可能被認定為補貼。

03 技術(shù)防控手段

1、電子發(fā)票管理

保存 PDF 和 XML 格式原件，防止重復報銷。

使用查重工具，如 "電子發(fā)票服務(wù)平臺" 自動標記已報銷發(fā)票。

2.大數(shù)據(jù)分析

監(jiān)控報銷時間、地點與業(yè)務(wù)邏輯的匹配度，如節(jié)假日異地大額消費。

分析員工報銷頻次、金額分布，識別異常報銷模式。